Tools für die Onboarding-Phase
Bessere Einarbeitung: Ankommen und bleiben
Was Menschen im neuen Job hält, ist nicht der Obstkorb, sondern das Gefühl, dazuzugehören, und zwar als die Person, die sie sind. Unser Leitfaden zeigt, wie Sie die ersten Wochen so gestalten, dass neue Mitarbeiter:innen ankommen, wirken und bleiben – gerade dann, wenn sie nicht dem gewohnten Muster entsprechen. Denn genau diese Perspektiven bringen neue Impulse für Innovation.
Unsere beiden Tools (Leitfaden und Quick-Reference als kompakte Zusammenfassung) richten sich an Geschäftsführung, Personalverantwortliche, Führungskräfte und Mentor:innen und unterstützt dabei, die Kosten früher Abgänge zu vermeiden.
2 Tools für die Onboarding-Phase
01
Leitfaden Onboarding
Unser Leitfaden enthält alle wichtigen Punkte für faire, nachhaltige Einarbeitung und enthält die Regelungen zur Beschäftigungspflicht, die Förderungen von Sozialministeriumservice und AMS, das Selbstauskunfts-Angebot, die Regeln zu Elternteilzeit und Papamonat sowie eine praktische Checkliste.
Er vermittelt nötiges Basiswissen und unterstützt Sie dabei, Fachkräfte durch erfolgreiches Onboarding nicht nur zu gewinnen, sondern zu halten.
02
Quick-Reference – das Wichtigste auf einen Blick
Eine kompakte Zusammenfassung des Leitfadens – zum Ausdrucken, Vorbereiten und Begleiten einer nachhaltigen Einarbeitungsphase.
Die wichtigsten To Do’s mit Fristen und Wirkung sind übersichtlich auf einer Seite zusammengefasst. Sie unterstützen eine verantwortliche Führungskraft bei der Gestaltung eines wirkungsvollen Onboarding-Prozesses.
Das Wichtigste für erfolgreiches Onboarding
Die stärkste Stellschraube, die die Forschung kennt, heißt: die mitgebrachte Identität einer Person bestätigen statt sie abzuschleifen. Gut eingearbeitet und fair eingearbeitet ist deshalb kein Gegensatz, es ist derselbe Hebel.
Warum sich das lohnt
Bessere Bindung, bessere Leistung. Wer sich in den ersten Wochen angenommen fühlt, ist zufriedener, leistet mehr und bleibt wahrscheinlicher. Zugehörigkeit ist die wichtigste Brücke zwischen Einarbeitungsphase und Bleiben. Wie ungleich dieses Gefühl verteilt ist, zeigt auch ein Blick auf die soziale Herkunft: Wer aus einfachen Verhältnissen kommt, fühlt sich insgesamt weniger einbezogen und geht schneller wieder.
Zugang zu Fachkräften. Im Technik- und Forschungsumfeld verliert man Menschen häufig nicht beim Recruiting, sondern danach. Ein Onboarding, das auf reine Eigeninitiative baut, benachteiligt genau die, um die es geht: Für jemanden mit Sprachbarriere oder als einzige Person der eigenen Gruppe im Team ist „frag halt nach“ keine gleich zugängliche Strategie.
Absicherung, falls es zum Streit kommt. Der Diskriminierungsschutz gilt von der Bewerbung bis zur Beendigung eines Dienstverhältnisses, einschließlich der Probezeit. Ein dokumentierter Prozess stellt im Streitfall daher auch eine Entlastung dar.
So gehen Sie vor
Jede Handlung gehört einer Rolle: Personalabteilung/HR (Organisation und Recht), Führungskraft (Rollenklarheit und Entscheidungen), Buddy (soziale Anbindung). Wo es keine Personalabteilung gibt, liegt deren Aufgabe bei der Geschäftsleitung, in kleinen Teams fallen meist mehrere Rollen zusammen. Entscheidend ist, dass für jeden Schritt im Onboarding namentlich jemand verantwortlich ist.
Vor dem ersten Tag. Richten Sie den Arbeitsplatz ein und testen Sie ihn: Zugänge, Hardware, Konten, Schlüssel sollen benutzbar sein, nicht „beantragt“. Hilfsmittel gehören vorab beschafft, „zu teuer“ gilt erst nach Prüfung möglicher Förderungen. Benennen Sie eine:n Buddy und geben Sie Zeit – zum Beispiel eine Stunde pro Woche – dafür frei. Ohne verfügbare Zeit bleibt die Rolle häufig eine Vision. Ein:e begleitender Buddy ist jedoch wichtiger als jede einmalige Willkommensaktion.
Tag 1. Treffen Sie die neue Person als Führungskraft persönlich, nicht per Mail, nicht delegiert. Benennen Sie vor dem Team konkret, was sie mitbringt: ein Satz mit klarem Inhalt, keine Floskeln. Achten Sie bei einem Einstandstreffen darauf, dass niemand absagen muss, weil das Lokal zum Beispiel nicht barrierefrei zugänglich ist oder das Treffen um Alkohol herum aufgebaut ist.
Woche 1. Benennen Sie die Ansprechstellen namentlich und stellen Sie Rollenklarheit schriftlich her. Kehren Sie die Bringschuld um: aktiv nachfragen statt „melden Sie sich“. Denn wer neu ist, wägt ab, was als Wissenlücke ausgelegt werden könnte und stellt Fragen im Zweifel nicht. Sprechen Sie auch ungeschriebenen Regeln aus: zum Beispiel wie Feedback gegeben wird oder was „kurz Bescheid geben“ konkret meint. Wer aus einem anderen Umfeld kommt, kennt diese Codes noch nicht.
Erste 30 Tage. Die Probezeit ist in Österreich nur ein Monat (§ 19 Abs 2 AngG, § 1158 Abs 2 ABGB). Kollektivverträge können sie verkürzen, aber nicht verlängern. Legen Sie das Entscheidungsgespräch auf Tag 20 bis 25 und lassen Sie die Entscheidung schriftlich begründen und intern gegenlesen: Wer begründen muss, entscheidet nachweislich seltener nach Vorurteil.
100 Tage. Die oft gebräuchlichen hundert Tage stammen aus Managementratgebern, nicht aus der Forschung und sind häufig zu früh angesetzt. Führen Sie an dieser Stelle ein Übergabegespräch vom Onboarding in laufende Führung. Legen Sie intern fest, wie lange eine Einarbeitung im konkreten Fall realistisch dauert und nennen Sie den Richtwert auch der neuen Person: Es ist ein Planungshorizont, keine Frist, und nimmt Druck heraus.
Sonderfall: Rückkehr aus der Karenz
Pflicht ist die Rückkehr auf die vertraglich vereinbarte Tätigkeit oder, wenn das nicht möglich ist, eine gleichwertige ohne Entgeltverringerung. Benachteiligung wegen Karenz, Elternteilzeit, Papamonat oder Pflegefreistellung ist seit November 2023 ein eigener Tatbestand (§ 5a GlBG), unabhängig vom Geschlecht. Wie strukturiertes Karenzmanagement gelingen kann, zeigt unser Best Practice aus der Salzburg AG.
Eine Zusammenfassung aller Informationen inklusive hilfreicher Ergänzungen finden Sie in unserem vollständigen Leitfaden Onboarding: Leitfaden herunterladen
Feedback?
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